大人数が関わると難しい！まちづくりでチーム内の情報共有をうまく進める方法

筆者は、さまざまな地域でまちづくりに携わる大学生と話す機会が多くあります。この間、長野県千曲市で開催された「まちづくり文化祭」というイベントで、現役大学生でまちづくりに関わる学生さんと話していたときです。

「ゼミ活動でまちづくりに関わっていますが、メンバー間での情報共有がうまくいきません。どうすればいいでしょうか？」という質問をいただきました。

まちづくりにおける情報共有の難しさは、筆者も過去に感じたことがあります。大学生だけでなく地域の人とも一緒だからこその難しさ、年齢や住まいも違うからこその難しさ、モチベーションの違いなどその障壁はいくつかあります。

そこで本記事では、「まちづくりでチーム内の情報共有をうまく進める方法」をご紹介します。ここでの提案は、あくまでひとつの方法で正解ではありませんが、困っている皆さんは、ぜひ試してみてください。

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定期的なミーティングを行うようにする

一つ目のまちづくりにおける情報共有を円滑に進める方法は、定期的なミーティングを行うことです。

定期的なミーティングを行う理由は3つあります。一つ目は時間が離れると心の距離も離れるので仲間意識を絶やさないようにするためです。例えば、年に1回大きなイベントを行うまちづくりプロジェクトがあったとします。

準備を考えると4か月前からミーティングを行えばいい場合でも、もし前年とメンバーがある程度同じであれば、筆者は1年の間に定期的にミーティングを設けたほうがいいと思います。時間の空白、実際に会わない期間の長期化は、そのプロジェクトや仲間との心の距離と比例する側面があるからです。

二つ目は定期的に考える機会をつくるためです。ミーティングを行わないと、どうしてもプロジェクトから心は離れています。しかし、ミーティングを行うことでその前後だけでも関わる地域や人たちのことを考えるようになるでしょう。ミーティングは、主体的に考えることを促す装置になるのです。

三つ目は偶発的に生まれる話題が芽となることがあるためです。定期的にミーティングを行っていると、ときに話題があまりないこともあります。このとき、ミーティング事態を中止にするのではなく「今日は雑談しよう！」「今日は、みんなで食事に行こう！」とゆるく話す機会をつくるのが大切です。

いつも堅い話ばかりしていると、意外とお互いのことを知らなかったり、合理的でさっぱりした関係性になってしまいます。もちろんそれでもいいのですが、話しやすい関係性をつくっておくことは、結果的に大切な情報の共有がしやすい関係性にもつながるはずです。

ミーティング前に、共有する情報や議題を考えてくる

では、具体的にどのようにミーティングを設定するのがいいのでしょうか？プロジェクトにもよりますが、もし1年に数回大きめの企画がある場合は、最低毎月1回はミーティングをするのがよいでしょう。もちろん、負担にならない範囲で行うことが大切です。半年に1回、1年に1回は「このペースでいいかな？」と話すことが大切でしょう。

「ミーティングをしても何も決まらない」「話が続かない」という声を聞くことがあります。多分その失敗の原因は「ミーティング前に、みんなが何も考えていないから」です。

ミーティングで集まって「さぁ、0から決めよう！」だと時間もかかりますし、アイデアの種もありません。毎回、ミーティングが終わる際には次回の日時と議題・それまでに考えて来ることを決めておくようにしましょう。もし余裕があれば、Google Documentなどに落とし込んでおいて、それぞれアイデアや意見を発表するようにしてもいいかもしれません。

難しい情報共有サービスは使わない

主にミーティングでの情報共有について確認してきましたが、もう一つ重要なのは連絡手段です。よくあるのはまちづくりでチーム内の情報共有をうまく進めるために、SlackやChatworkを導入するといったケースです。

メンバー全員が一定程度ITリテラシーがあり、定期的にPCを開き、発言もできる場合はSlackやChatworkでもいいですが、そうではない場合は筆者はLINEやMessengerでの情報共有をおすすめします。

まちづくりプロジェクトで最も大切なことは「疎外感を生まない」ことです。SlackやChatworkを使う場合、一部のITリテラシーが高い人は大丈夫ですが、そうではない人が使うだけでストレスを感じたり、発言できなかったりすることが多くあります。特に年齢層が幅広い場合には、そうなりがちです。

筆者は、開くのが簡単でやりとりもしやすいLINEやMessengerでの情報共有を主な方法にしてきました。そうすると、一般的な大学生は大抵使いこなせます。「大切な情報やタスクが流れてしまう！」という声も聞かれますが、アナウンス機能をつかったり、共有のGoogle Documentで情報共有したりすれば問題ありません。

最後に強調しますが、まちづくりプロジェクトにおける情報共有で大切なのは「合理性/生産性よりも、疎外感を生まないこと・みんながストレスなく情報共有できること」です。この点を基準に、よりよい方法を模索してみてください。

最後に-ビジネスの方法も応用可能だけど、注意も必要-

本記事では、まちづくりでチーム内の情報共有をうまく進める方法を解説してきました。要点をまとめると以下のようになります。

• ミーティングは定期的に行う
• ミーティング前に、話す内容や意見をまとめておく
• SlackやChatworkなどのサービスを無理してつかわない
• 情報共有は、ストレスない方法を選ぼう！

情報共有の方法はビジネスシーンで語られる鉄則と重なる部分がある一方で、ビジネスとまちづくりは異なるため注意も必要です。特に、ビジネスシーンでは合理性や生産性が追及されますが、まちづくりでそれはNGです。流行りの方法やスマートな方法を使うのではなく、仲間内で疎外感とストレスが無い方法を選ぶようにしましょう！

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